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《公文写作》课程教学大纲

作者:   来源:  发布日期: 2017-11-29 浏览次数:

课程编号:sz009036

课程名称:公文写作

课程英文名称:Document Writing

总学时:48 总学分:3 案例讨论学时:4 讲授学时:48 开课学期:春□ 秋■

主要适用专业及学位层次:公共管理硕士

必备基础知识及先修课程:

(一)本课程学习需要具备的相关理论和知识

1.政治学

政治理论、国家、政体、主权、公民、政治制度、政治理念、国家机构、社会公共权力、政治行为、政治文化、政治环境等。

2.法学

宪法、基本法律制度、法的基本理论、法理原则、行政法理、行政法律关系、行政组织法、行政许可法、行政程序法等。

3.管理学

决策理论、组织理论、管理行为、运筹学、管理思想史等。

4.公共管理与公共政策

公共管理原理、公共伦理、公共绩效管理、公共管理方法,行政管理(行政体制、行政职能、行政组织、行政行为、行政机关、行政决策、行政手段、行政合同、行政环境、行政效能)、国家公务员制度、机关管理,非营利组织管理,公共政策原理、公共政策过程、公共政策分析、公共政策评估、公共政策发展、公共政策工具使用等。

(二)本课程学习者需要先修的课程

本课程需要先修如下核心课程:《公共管理》《公共政策分析》《政治学》《公共经济学》《宪法与行政法》《社会研究方法》。

(三)本课程学习可以自行修习的相关课程和知识

培养对象可以根据既有条件和自身发展需要,自行修习以下课程或者相关知识:信息检索方法、信息加工处理、信息分析方法、写作基础、语言文字学、统计学、统计分析软件应用、数据挖掘与数据分析、计算机网络应用、办公应用软件使用、档案管理等。

使用教材:

[1]21世纪公共管理系列教材《公文写作与处理》赵国俊编著,中国人民大学出版社2011年4月出版,ISBN:9787300135588

[2]曹润芳.文件写作与处理. 北京:中国经济出版社,1998

参考教材:

[1]周锁洪等. 公文处理. 北京:高等教育出版社,1996

[2]赵国俊.文件工作的科学管理.北京:中国经济出版社,1993

[3]曹润芳.机关文件管理.北京:中国人民大学出版社,1989

[4]松世勤.文书学基础(修订本). 北京:中国人民大学出版社,1996

[5]张我德等.清代文书.北京:中国人民大学出版社,1996[7]东书兰.世界公文概况.北京:档案出版社,1988

[6]〖苏〗B·B·特卡琴科.赵艳华等编译.文件标准化概论北京:档案出版社,1988

[7]刘雨樵.公文语言.北京:档案出版社,1986

[8]赵国俊.公文处理基础.北京:城市出版社,2002

[9]编写组.中央企业公文处理实用手册.北京:石油出版社,2006

[10]冯惠玲.中国电子文件管理:问题与对策.北京:中国人民大学出版社,2009

[11]赵国俊.公文写作教程.北京:城市出版社,2010

(三)本课程阅读文献

[1]中华人民共和国立法法.2000年3月15日第九届全国人民代表大会第三次会议通过;  2000 年3月15日中华人民共和国主席令第三十一号公布,2000年3月15日发布,自 2000年7月1 日起施行[2]中华人民共和国档案法.1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过;根据1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议《关于修改〈中华人民共和国档案法〉的决定》修正

[3]国务院.行政法规制定程序条例.北京:国务院,2001

[4]国务院.规章制定程序条例.北京:国务院,2001

[5]中共中央办公厅 国务院办公厅.党政机关公文处理工作条例.北京:中共中央办公厅、国务院办公厅,2012

[6]中央军委.中国人民解放军机关公文处理条例.北京:中央军委,2005

[7]全国人大常委会办公厅.人大机关公文处理办法.北京:全国人大常委会办公厅,2000

[8]GB/T9704—2012. 党政机关公文格式.北京:国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会,2012

[9]GB/T 15834-2011.标点符号用法. 北京:国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会,2012

[10]GB/T 15835-2011.出版物上数字用法. 北京: 国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会,2011

[11]GB/T 14706-1993.校对符号及其用法.北京:国家技术监督局,1993

一、课程目的及要求:

公文写作课程的基本教学目的和结果是:

第一,通过为培养对象提供思维操作技术训练的方式,提高培养对象的创造性思维能力,促进社会主义核心价值观的确立,养成密切结合实际、实事求是精神品质,提升思想道德水平。

第二,通过真切的实际专业训练,检测培养对象的专业理论知识基础,促进其理论修养的提升,全面培养其结合客观实际情况,有效发现问题、分析问题、表达问题、解决问题的能力。

第三,通过与公文及其产生有效性的一整套专业知识的传授学习,使培养对象了解公文的特点及产生功能效用的规律性,为有效驾驭公文这一重要的管理工具确立知识基础。

第四,通过写作实践锻炼促进培养对象将成体系的知识转化为一般能力和专业能力。特别是一般能力中的观察力、记忆力、注意力、理解力、分析力、想象力、自我认知能力和逻辑思维能力,以及专业能力中的组织协调能力、综合分析能力、口头与书面表达能力、人际交往与合作能力、计划执行能力、自控与应变能力、创新能力等。 

第五,通过实际操作训练,使培养对象基本掌握胜任公共管理工作所必须的技术、技巧和方法。重点包括:政策规划、书面立法、制度制定、信息资料获取、信息资料分析处理、书面语言运用、常用公文撰写审核与处理、案卷管理、时间管理、人际协调、调查研究、计算机应用、网络使用等。

二、课程内容及学时分配:

(一)公文写作课程内容概述

公文写作是一门以公文及其形成过程为研究对象的学科,主要的研究任务探究公文形成并产生功能效用的规律,确保相关社会事务处理的有效性。特定研究对象与任务,决定了这门课程有着丰富的内容,它们主要包括:对有关基概念、基本原理的阐释,如公文的涵义、性质、种类、文体、结构、格式、稿本以及公文效用及实现效用的机理原则等;对公文写作一般规律性的揭示,如公写作要则、公文写作的程序过程、公文的语言运用等;对常用公文具体撰拟方的研究等。本课程用 7个单元,分别讨论研究上述内容。

(二)公文写作课程各单元内容及学时

第一单元 公文概述(建议3课时)  

1.本单元意义和作用

使培养对象确立与公文相关的若干基本概念,明确内涵与外延,为正确认公文及其产生效用的规律奠定基础。

2.教学要求

(1)了解文件的概念,了解公文的特点,能正确界定公文与非公文。

(2)了解公文分类的基本情况,明确各类公文的基本特点。

(3)了解公文的功能及其表现形式,明确认识公文的有效作用领域。

(4)了解公文的效用等级与效用范围,掌握公文生效的主要条件。

(5)了解公文处理的性质与地位。

3.教学内容

(1)公文 

1)文件的概念

文件是人类社会活动中为处理事务的需要,而直接形成并使用的具有规范体式和法定效用的信息记录。

2)公文的特点

公文是国家机构及其他社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的文件。公文的特点是:由法定作者制发;具有法定的现行执行效用;具有规范的文体、结构、格式;需要履行法定的程序。

(2)公文的分类

通用公文、专用公文、对外公开的公文、限国内公开的公文、内部使用的公文 、秘密公文、机密公文、绝密公文、上行文、下行文、平行文、规范性公文、领导指导性公文、公布性公文、陈述呈请性公文、商洽性公文、证明性公文、平件、急件、特急件、收文、发文。

(3)公文的功能与效用

1)公文的功能

    公文的功能在于,能够逾越时空的限制,有效地传递公务活动所需的信息。公文可用于传达贯彻方针政策和有关指令;沟通上下级机关;发布法规和规章;沟通机关之间的横向联系;教育干部和群众;印证有关事实。

2)公文的效用

公文的效用就是指公文的实际效力和功用。公文有两个方面的效用,第一是现行执行效用,也就是公文对受文者以及其他机构、组织和个人有关行为的强制影响;第二是历史效用,是指公文在记录和印证历史事实方面的权威性作用和影响。公文的效用范围、效用等级。

(4)公文处理工作的基本内容

1)创制公文,即由从事公务活动的机关和其他社会组织(以下统称为机关),对有关的信息材料进行系统的收集、加工、整理,创造出适用的信息,然后将其记录下来撰拟成文稿,经完善并确认其正式效用之后,再经印制等工作环节最终形成正式公文。

2)传递公文,即将创制完毕的公文,根据一定的规则以多种通信方式递送给收受机关。

3)办理公文,即根据法定的职责权利,收受来自各有关方面的文件,经过分办、批办、拟办、承办、传阅等工作环节,对文件进行阅读、加工,从中提取有用信息,了解有关事物的面貌,解决公文所针对的工作问题(包括以创制新公文的方式)。

4)处置办毕公文,即根据一定的标准分别对已办理完毕的不同公文的归宿作出安排:立卷归档、清退、销毁、暂存。5)管理公文,即为使上述四项任务能有效完成,而对公文所实施的科学、系统的保管料理措施:公文的收发、传送、登记、清理分类、用印、签注,建立检索体系,提供查阅;对公文运转过程的组织与监控,以及对公文机密与安全的维护等。

(5)公文处理工作的性质

公文处理的基本性质是机要性、分布性、技术性。

机要性是指公文处理涉及事关国家、民族和团体根本利害得失的机密、要务,从而须注重保密与安全的特点和要求;

分布性是指公文处理由各级各类工作人员共同参与、分散承担任务的特点;

技术性是指公文处理已经形成一整套行之有效的经验和应用性的知识、程序、方法和技巧,有关管理技术、信息技术得到普遍应用,因而需要遵循特定技术规律的特点和要求。

(6)公文处理工作的地位

将公文处理活动分别放在机关和社会文化事业的大环境中去考察,得出的结论是:在党政机关内部,公文处理是机关实现管理职能的必要条件;在社会文化事业中,公文处理是国家档案事业的基础。

4.教学重点

    公文特点;公文分类;公文功能;公文效用。

5.教学难点

准确界定公文与非公文,根据实际情况确定公文效用等级,把握公文生效的基本约束条件。

6.建议思考题或者讨论题

   (1)公文的特点是什么,怎样正确界定公文与非公文?

   (2)怎样才能充分发挥公文的功能效用?

   (3)公文处理的基本性质是什么,它们对做好公文处理工作提出了哪些要求?

    7.教学环节及时数安排

讲授和例文分析 2.5课时,课堂讨论 0.5课时。  

第二单元  公文文种 (建议6课时)

1.本单元意义和作用

使培养对象熟悉我国党政机关公文文种的设置,理解公文文种的功用,学会正确选用公文文种。

2.教学要求

(1)了解公文文种的功用,理解正确标注文种的必要性。

(2)掌握我国行政系统通用公文文种的适用范围,能结合实际需要正确选用。 

3.教学内容

(1)文种及其作用

为了使各种公文都能有稳定的性质、特定的用途并使更多的人都能对这些性质和用途有准确的了解,以便利于正确有效地形成和办理公文,客观上需要人们对常用的每一种公文都赋予一个能概括表明其性质、用途的统一规范的称谓,这种称谓就是文种。正确选择并在公文上标明文种,将会给公文的形成和办理带来便利,并有助于维护公文的严肃性和有效性。

(2)常用公文文种

我国党政系统通用公文文种体系中有:条例、规定、办法、决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等,它们性质不同,各有特定的适用范围。

条例:对于党的领导机关而言,条例可作为党内规章的名称;对于国家权力机关而言,可作为国家法律、地方性法规、自治地方有关法规文件的名称;对于国家行政机关而言,条例可作为国务院制定的行政法规的名称。

规定:可作为国家法律、地方性法规、行政法规和规章以及机关内部规章制度的名称。用于对某一方面的工作作部分的规定。

办法:可作为国家法律、地方性法规、行政法规和规章以及机关内部规章制度的名称。用于对某一项工作作具体的规定,如确立具体的活动规则,提出处理问题的精细准则与程序规范,确定执行有关法律、法规、规章的方法措施,补充完善其他法律、法规、规章等。

决议:适用于会议讨论通过的重大决策事项。决定:适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

命令(令):适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

公报:适用于公布重要决定或者重大事项。

公告:适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

通告:适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。

通知:适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。

通报:适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

报告:适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。

请示:适用于向上级机关请求指示、批准。

批复:适用于答复下级机关请示事项。

议案:适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

函:适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。纪要:适用于记载会议主要情况和议定事项。

(3)文种的选择

选择公文文种的依据主要有三个方面:一是看作者与主要受文者系;二是看作者的法定权限;三是看行文目的、行文要求和表现公文主公文文种选择的基本要求:不生造文种,避免错用误用文种。

4.教学重点

    常用公文文种的适用范围;公文文种选择要点。

5.教学难点

    结合实际准确选择公文文种。

6.建议思考题或者讨论题

    (1)什么是公文文种,在公文上标注文种的意义何在?   

(2)怎样才能正确选择公文文种?

7.教学环节及时数安排

1讲授 2课时,习题(给反映情境的素材,选择公文文种;判断命题正误并说明理由)。

第三单元 公文体式与稿本(建议8课时)

1.本单元意义和作用

使培养对象熟悉公文文体、结构、格式和稿本的特点,充分了解和理解公文产生效用的形式要件。

2.教学要求 

(1)了解公文文体、结构方面的特点,熟悉公文的组成,明确公文各组成部分的功用及具体构成。

(2)了解公文格式、稿本的特点,掌握公文格式方面的规范性要求,能正确标注编排公文各组成部分,熟悉公文各种文稿文本的特点,能正确理解并标注公文稿本标记。

3.教学内容

(1)公文文体

公文的使用目的决定了其文体特点。公文是一种以白话文为原则的,兼用叙述、说明、议论三种基本表达方式的特殊应用文体。

首先,公文是应用文的一种。应用文区别于其他文体的特殊属性主要有:直接性、全面真实性、结构格式的规范性。应用文三方面的基本属性均为公文所有,因此,公文是应用文的一种。

其次,公文又是一种独具一定特色的特殊应用文。这种特殊性主要表现为:被强制性规定采用白话文形式;兼用议论、说明、叙述三种表达方式。

(2)公文的结构

公文结构指公文的组织构造,也就是公文的构成,它具有规范性和相对确定性。公文基本组成部分为一切公文所必备,其他组成部分则具有选择性。

《党政机关公文处理工作条例》第九条规定:“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。”

公文的基本组成部分包括:标题、正文、作者、日期、印章(或签署)。 公文各组成部分各有特定的功用,各自的构成也具有规范性。

(3)公文的格式

公文格式是指组成公文的各部分文字符号在载体上排列的规定。公文格式具有较强的规范性。公文格式主要是对载体的规格尺寸、载体区域划分、公文各组成部分的排列次序与编排式样、文字符号的形体及尺寸等予以规范。在公文撰写和印制过程中,各个组成部分的标注编排均需遵循一定的规范性要求。根据《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》(GB/T9704—2012)国家标准的规定,目前我国通用公文的格式一般为:

用纸规格:采用国际标准 A4 型(长 297mm、宽 2l0mm);特殊形式的公文用纸幅面尺寸,根据实际需要确定。公文纸分为可用以书写、印刷文字、图形等符号的图文区,与不允许出现任何符号的白边区两个区域。上白边(天头)和左白边(订口)应分别宽于下白边(地脚)和右白边(翻口)。所有文字符号从上至下,自左而右依次横写横排(少数民族可按其习惯书写、排版)。正文的行长应与图文区宽度相等(即通栏排)。 左侧装订。

在公文撰写和印制过程中,各个组成部分的标注编排均需遵循一定的规范性要求,以保证公文结构完整正确、公文格式的规范有效。

《党政机关公文格式》将公文的各个要素划分为版头、主体、版记三部分。

公文首页红色分隔线以上的部分称为版头;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

(4)公文的稿本

公文稿本是公文文稿、文本的统称。在公文形成过程中,有多种文稿、文本产生,它们在内容、外观形式,特别是在效用方面有很大不同。 草稿、定稿、正本、试行本、暂行本、副本、修订本、不同文字稿本。

4.教学重点

公文文体;公文结构;公文格式;公文稿本。

5.教学难点

公文各组成部分的构成及功用,准确界定不同文稿文本的外形特征与效用特点。

6.建议思考题或者讨论题

(1)公文是一种什么文体,为什么?

(2)公文由哪些部分组成,各自有何作用?

(3)公文格式的特点是什么,为什么会有这样的特点?

(4)公文的各种文稿、文本间有何区别和联系? 

7.教学环节及时数安排

 讲授和例文分析、病文诊断 3 课时,课堂讨论 1课时,习题(给素材,做说明、议论、叙述三种表达方式的练习;给反映情境的素材,拟写公文标题;修改公文标题;判断命题正误并说明理由)。 

第四单元 常用公文撰拟要点(一)(建议8课时)

1.本单元意义和作用

使培养对象掌握规范性公文、领导指导性公文、公布性公文的撰写方法。

2.教学要求

(1)了解规范性公文、领导指导性公文、公布性公文的特点及其对写作活动的影响。

(2)了解规范性公文、领导指导性公文、公布性公文写作的特殊规律性,掌握撰写的方法,能结合实际撰写合格的公文。

3.教学内容

(1)规范性文件

1)规范性公文的特点

规范性公文是以强制力推行的用以规定各种行为规范的文件。条例、规定、办法就是其中具有代表性的部分,与其他类型的公务文件相比它们具有如下特征:

公文内容是作者单方面意志的表示,其规范作用的成立与实现不以对方是否同意为前提条件,具有极强的强制约束力;公文所针对的问题是反复多次适用的、涉及多数人而非少数人的一般的普遍性问题;公文生效程序更为严格和规范,特别是在审批手续和正式公布程序方面非常严格;在效用方面一般均实行“不溯既往”和“后法推翻前法”的原则;语言运用讲究高度准确、概括、简洁、通俗、规范。    

2)规范性公文结构

总体结构:条例、规定、办法等规范性公文一般均包括:文件标题、发布或通过或批准的日期、章题(必要时还有节题)、正文。 正文的结构:条例、规定、办法等规范性公文的正文一般均有这样几部分内容:制定目的、制定依据、适用范围、有关定义、主管部门、具体规范、奖惩办法、施行日期、施行程序与方式、有关说明等。

在写作实践中,上述内容多以条文形式表达,每条还可下分为款、项、目等层次。总则、分则、罚则、附则。

3)写作要求

撰写条例、规定、办法等规范性公文时,应遵循一些特殊的规律,特别应注意:维护文件的高度一致性、严密性、条理性、简明性、稳定性、连续性,尊重条例、规定、办法各自的特殊撰写要点。

    (2)领导指导性文件

1)领导指导性文件的特点

领导指导性公文的一般特点是:公文内容对规定受文者的行为具有强制约束力,有关下级机关及有关个人必须认真遵行;公文所针对的问题带有一定的随机性,涉及特定的问题、特定的人,一般不具有普遍性;有效期一般不长,时过境迁公文即失去执行效用;与规范性公文相比生效程序相对简约,除决定、决议等之外,只要发文机关的法定代表对公文的效用予以确认(如签发),即为有效;在效用方面,一般“溯及既往”,即公文的效力所及不仅针对成文之后发生的有关事物和问题,而且包括成文之前发生的问题,受文者应根据作者要求纠正有关偏向,采取措施弥补不足。

2)决定

领导指导性文件的一种,用于对重要事项和重大行动作出安排。决定在实践中具有比较广泛的具体用途,正文的组成也存在很大的差异,常见的组成形式有这样儿种:

第一种最简洁,通常只有一个自然段,几句话。主要包括的内容是:谁,于何处,根据或为了什么,确定采取什么行动或措施。确定召开会议、人事任免、设立机构、参加或脱离组织的决定,以及一部分履行法定审定批准程序的决定常采用这种形式。

第二种比第一种稍复杂一些,主要有这样一些内容:目的或根据;对所针对事物或问题性质的分析、评价;有关措施(实施的对象、范围、方法、注意事项等)。用于表彰或处分,命名,撤销有关议案或其他公文,以及赋予、剥夺、免除有关对象的权利义务、能力的决定常采用这种形式。

第三种形式则更复杂一些,主要组成部分有:根据、目的、意义或原因;分条列项陈述有关措施的具体内容,必要时在各条项上附加小标题,以概括揭示各自的主要内容。这部分内容通常要写出:措施的性质、种类以及实施的时间空间和人员范围、步骤、方法、条件、组织领导保障、政治思想保障、与其他措施的关系、有关的政策界限、执行要求等。用于确定实施重要政策的决定常采用这种形式。

第四种形式适用于确定并表明原则立场的决定。其特点是除了以简要文字表明自己的立场、观点之外,还有较多的议论、推理方面的文字,以讲清道理,驳斥错误观点。撰拟决定时应注意的事项。

3)决议

决议适用于经过会议讨论通过的重大决策事项。在性质上、功用上同决定没有大的差别,其特点主要是在生成程序方面,要求必须经过会议讨论通过或批准,以体现与会者在形成重要决策过程中的集体意志和权威性。决定同样可以经过会议讨论通过后作出,但不要求必须如此。决议的正文有多种写法,其中比较常见的主要有:

批准式:这是最为简单的形式,通常只用一个自然段将何会议,根据或为了什么(也可不要),于何时,批准(或不批准)什么议案或文件作出交代。如对文件正式实施时间另有规定时,需指出确切时间。这种正文形式主要用于履行法定批准程序,以会议名义审核批准或拒绝批准一些重要议案或文件的决议。确定建立或撤销重要机构或组织的决议,有时也采用这种正文。

批准说明式:这种形式的正文是在批准式的基础上,再增加一些简明扼要的说明性文字,对批准或拒绝批准的原因,以及事项的意义加以解释,有时还加上一些原则性号召或要求。这种正文通常为涉及新事物或特别事物的决议,以及批准通过或者撤销、废除文件的决议所采用。确定给予或撤销称号、表彰或处分的决议,以及免除、赋予或剥夺特定对象权利、能力、义务的决议,也可采用这种形式的正文。  

议论式:这是适用于确定并表明原则立场的决议的正文形式,其特点是除了以简要的文字说明自己的立场、观点之外,还有比较多的议论、推理方面的文字,以讲清道理,驳斥错误观点。说明式:这种正文形式适用于确定重要政策的决议。其构成及写法与决定正文的第三种形式基本相同。撰写决议时应注意的事项。

4)通知

颁发、转发、批转公文的通知:颁发(印发)、转发、批转公文的通知的主要作用分别是完成有关规范性公文的发布生效程序(颁发);扩大一部分公文的有效范围并使之更加具体化(转发);使一部分公文升格赋予其在更大范围产生效用的条件(批转)。这三种通知的正文都比较简短,最简单的形式就是指出谁,经谁批准,为何原因,根据什么,制定了一个什么公文,现将公文发(转发)给谁,怎样执行(或从何时开始施行)。稍复杂一点的就是在上述简单形式的基础上,对被印发、转发的公文或其所针对的事物进行评价分析,说明意义,指出执行中需注意的事项,或者对这些公文中的规定、要求等提出补充性意见。

这三种通知的标题式样与其他公文稍有不同,一般为:(作者)+颁发或印发或转发或批转十(原文标题)+的通知。

在撰拟上述三种通知时应注意的事项。

指示性通知:指示性通知用于传达要求下级机关办理和有关单位需要共同执行的事项。这种通知的发送对象虽不只是下级机关,但因其内容为更高层次机关的指示精神,因而仍具指示性。指示性通知的正文一般包括:行文的依据(客观情况、上级要求等)或目的意义;上级指示的精神及其具体化,如政策规定,工作任务及安排;执行要求及有关注意事项,如步骤、方法、时间要求、政策界限、报告执行情况的方式与期限等。后两部分内容常需以分条列项的方式表达,每条的开端大都以简短文字对主要内容加以概括(主题句),其后再予阐述发挥使之具体化、明确化。

撰拟指示性通知时应注意的事项。

知照性通知:知照性通知用于转达要求各有关方面周知(只需要知晓而不要求直接执行)的事项。这种通知的发送对象更为广泛,级别方面的限制也不严格,对下级对平级,甚至对一部分上级均可发送。知照性通知的正文主要包括:形成该事项的过程、原因、根据;事项的具体内容(性质、状态)。为简化正文,有时以附件(如任免名单、公章印模、组织章程等)对事项的内容作细致交代。

知照性通知所涉及的事项主要是:成立或撤销机构或组织;启用或废止公章;变更一些组织或刊物的名称;任免干部;出版发行刊物等。

撰拟知照性通知时应注意的事项。

5)通报

 彰性通报:用于表彰好人好事和介绍先进典型经验,其正文主要有三方面内容:先进事迹(人物、时间、地点、过程、结果)或经验(单位及所处的客观条件、主要作法、规律性的认识等);评价分析(性质、意义、经验所在及适用的条件情况,经验中的不足及其原因等);决定事项(给有关单位或个人何种称号或其他精神的、经济的奖励),以及提出一些学习先进事迹、借鉴吸收典型经验方面的要求或号召等。

事故通报:批评性通报的一种,其正文主要包括:事故的概况(时间、地点、过程、结果等);对事故性质、原因以及后果的分析说明;提出防止类似事故的原则性要求、措施及各方面应记取的主要教训。有时还包括对事故责任者的处理决定。上述内容可以直接叙述说明,也可以转发有关事故报告等公文的形式间接转述有关情况(以这些报告等为附件)。

批评错误典型的通报:用以批评坏人坏事以及有关单位或个人的错误,其正文主要有这样一些内容:主要的错误事实(单位、人物、时间、地点、主要过程、结果等);分析评价(错误性质及原因、严重后果);对有关当事人的处理意见,以及要求各方面从中记取的教训。有时还提出请检查上报有无类似问题、汇总有关反映等方面的要求。

情况通报:用以报道、传达重要情况和有关精神,其正文有两种组成方式,其中一种只对有关事实作客观叙述;另一种除此外还对情况加以分析说明,有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。

撰拟通报的注意事项。

6)批复

批复用于答复下级机关的请示事项。批复是一种被动的指示,是针对下级的请示而形成的,其正文主要有三方面内容:指明针对的来文(时间、发文字号、标题等),简要交代形成答复意见的过程;应对方请求回答是否同意或批准对方要求,或应对方请求提出解决工作问题的指导性意见,如不能批准时,需说明理由,只部分同意或批准时,除说明理由外还要提出具体修正、补充的意见,应对方请求发表指导性意见时,具体写法可参照指示或指示性通知;常以“此复”“特此批复”等结束,有时也以提出请对方复文的要求作结,如请对方汇报有关情况,答复有关疑问等。

撰拟批复时应注意的事项。

(3)公布性文件

1)公布性文件的特点

公布性公文的一般特点是:公文一经形成即直接公之于众,无保密要求;受文者不仅包括各种机关团体等社会组织,而且包括个人甚至主要是个人;所涉及事项性质重要且具有普遍意义或重复发生的特点;除少部分公文为重要消息只需国内或国内国外各方面广泛知晓外,大部分公文对有关方面的行为具有强制约束力,要求严格遵守施行;有关规范多为政策且是反复适用的,所涉及的是多数人和普遍性事务而非特定具体的人或事,有效适用期限虽不如规范性公文长,但比一般的领导指导性公文要长远;公文公布形式多样,可直接张贴、广播,可在报刊上发表。

2)公告

公布性文件的一种,用于向国内外宣布重要事项。在我国政府机关,凡重要

人物逝世;党和国家重要领导人出访;召开重要会议;颁行重要法律;形成重要决议或决定;出现重要人事变动;出现一些为世界瞩目的重要事件;形成关涉国内外有关方面的重要政策或决策并需要直接向国内外宣布时,都可使用公告。

    公告的正文大都比较简短,通常只说明:何时,何地,为了什么或根据什么,已经或将要发生或形成什么即可。只有少数文件涉及细节(如注意事项,详尽的政策规定等)。    公告常以“现予公告”作结,文末成文日期之后应标注“于××(地名)”。

撰写公告时应注意的事项。

3)公报

公报适用于公布重要决定或者重大事项。公报与公告在用途基本相同,不同点仅在于公报的内容周详细致,而公告则相对简要概括。

公报的正文要比公告复杂些,通常由这样几部分组成:一是导语,即以简短的文字概要揭示消息的主要内容;二是事件、事项的具体内容,如会议的主要议程、主要决议或发言人的主要观点,反映客观事物性质、状态的各种统计数字等;三是号召或要求等。

目前,比较常见的公报是会议公报、统计数字公报等。会议公报与会议纪要的写法有相似之处。

这里所指的公报是通用公文的一个文种,与由国家有关机关公开出版的、用以刊登国家法律、法令和重要决议、命令、指示等文件的刊物“××公报”不是同一事物。

4)通告

公布性文件的一种,用于在一定范围内公布需由有关人员遵守或周知的事项。

公布需有关人员周知的事项的通告,主要是使受文者了解重要情况、重要消息,因此,文中不提出直接的执行要求,这种通告的正文一般包括:行文的根据或目的、有关消息、情况的具体内容(对象、过程、结果、原因、主张、有关政策的内容及实施的时间、范围等),结语,常用结尾词“特此通告”等表达。

公布需有关人员遵守的事项的通告,主要是向受文者交代需要其遵照执行的政策、措施及其他有关的行为规范。这些事项不仅需广泛知晓同时还以强制力令其遵行。应遵事项通告的正文主要包括:行文根据或目的;应遵事项的具体内容(一般为条文式);对遵行有关事项的基本要求和对违反者的处置办法,以及公文正式实施的时间。有时也以“特此通告”等结尾词作结。

撰拟通告时应注意的事项。

4.教学重点

规范性公文;决定、通知、通报、批复;通告。

5.教学难点

理解规范性公文、领导指导性公文和公布性公文的特点,能结合实际正确撰写具体公文。

6.建议思考题或者讨论题  

(1)规范性、领导指导性、公布性文件有何共同点和区别?

(2)写好规范性、领导指导性、公布性公文需要注意什么?  

7.教学环节及时数安排

讲授4课时,习题讲评 2课时,课堂例文讨论 1课时,病文分析 1课时;习题(修改公文文稿;指出公文文稿中的错漏并简述理由;给素材撰拟公文文稿)。     

第五单元 常用公文撰拟要点(二)(建议8课时)

1.本单元意义和作用

使培养对象掌握陈述呈请性公文、会议公文、意见和函的撰写方法,表格文件的设计与填制方法。

2.教学要求 

(1)了解陈述呈请性公文、会议公文、意见和函的特点及其对写作活动的影响。

(2)了解规范性公文、领导指导性公文、公布性公文写作的特殊规律性,掌握撰写的方法,能结合实际撰写合格的公文。(3)了解表格文件的设计与填制方法,能结合实际正确设计和填制表格文件。

3.教学内容

(1)陈述呈请性文件

1)陈述呈请性文件的特点

陈述呈请性公文的一般特点是:公文的强制执行效用仅表现为对受文者阅处公文的行为有强制性影响,但不能强制对方执行公文的内容;行文需满足诸多条件限制;语言平和。

2)请示

陈述呈请性文件的一种,用于向上级机关请求指示或批准。其正文一般由这样几部分组成:行文的依据、原因;待解决的问题及初步方案,不只一个方案时的倾向性意见及理由;行文要求,即请上级复文的要求,常用“当否,请示。”“当否,请批复。”“请审核批复。”“妥否,请鉴核批示。”等惯用的结尾词语表达。

撰拟请示时应注意的事项。

3)工作报告

陈述呈请性文件的一种,用于在日常工作中,根据需要或要求,向上级机关汇报工作,反映情况,答复询问,提出建议。其正文主要包括:行文的根据(应要求还是有了情况主动汇报)或概要点明公文所要涉及的情况或问题;陈述具体情况和问题(时间、地点、人物、背景、经过、结果等)并对其性质进行概要分析;建议(要求谁,何时,做什么,怎样做,方法、措施、期限、考核指标等),如没有建议则对有关工作或问题作概括总结,分析存在问题的原因,表明努力方向;结语,有建议的报告提出批转建议:“以上意见,如无不当,请批转(单位)执行。”请上级指出问题的报告则为:“如有不当,请指正(示)”。其他报告则以“特此报告”“此报告”等结尾词强调行文目的。

撰拟工作报告时应注意的事项。

4)调查报告

调查报告用于向上级机关反映调查研究的结果。其特点是针对性强;讲求新意;重对“研究”结果的反映等。调查报告由标题、正文、作者、日期组成。 正文由导语、主体、结尾三部分构成。导语的具体形式有概述式、主旨直述式、结论式、设问式等几种。主体的结构形式有纵式、横式、交错式三种。

写好调查报告应注意的事项。

5)总结报告

总结报告用于在某项工作、某阶段工作结束后按照报告制度的规定或上级要求,汇报情况,对成绩、缺点、经验教训及有关工作规律作检讨分析,汇报下一步工作计划安排。

总结报告的正文主要包括:工作情况,即做了什么,采用了哪些方法措施,效果怎样,有哪些成绩,存在哪些问题和不足;主要的经验体会,即对取得成绩的原因进行分析,获得对工作规律性的认识;检讨失败或失误的教训,总结其原因和规律性,探索防止或减少失误和失败的途径;下一步工作的初步规划、设想。 

在撰拟总结报告时应注意的事项。

(2)会议文件1)会议文件的特点

会议文件专门形成或使用于各类会议;信息传递交流过程中存在一个将文字形态的信息变换成声音形态信息的过程;同一文种的内容性质也会因会议性质、内容或作者身份的不同而有很大差异;同一文件的上下文部分的内容性质有时也将发生较明显的改变;……。

2)会议记录

在会议进行中完成的对会议组织状况和会议内容的原始记录,经履行必要的程序手续(整理、发言人或有关领导审阅签字、记录者签字等)后,会议记录可用于查证事实或指导工作。

会议记录有两个组成部分,一是会议的组织状况(会名、会址、时间、出席情况、主持人、记录人等);二是会议内容(议题、发言情况、决议决定的内容、表决结果等)。  

根据内容详略程度的不同,会议记录可分为两种:摘要性记录与详细性记录。摘要性记录,只录发言要点和议题、结论、决定决议、表决结果等,常用于一般性会议。详细性记录是有言必录,不仅记下原意还需要记下原话,只有在重要会议上才采用。作会议记录是一项耳、眼、脑、手同时并用的艰苦劳动,要求记录者有较深厚的基本功,做到:快、准、全、清。

3)会议纪要

会议纪要用于记载和传达会议的情况与议定事项。

议决性会议纪要的正文主要要包括:导语,概述会议基本情况,如目的、会名、会址、会期、与会者、主持人、主要发言人、报告人、主要议程、会议总体效果等(例行性会议可省略其中的某些内容);议决的事项,即与会各方共同确认的在完成一个共同目标过程中各方承担和享受的责任、义务、权利、利益,或就某个问题形成的一致认识等;提出号召、要求,或提出执行议定事项的措施或要求。

消息性会议纪要的正文主要包括:导语;就会议议题与会各方发表的认识、意见;提出号召、希望、展望,或提出一个新问题,有时则以向有关方面致谢,或对下次会议作出原则性安排作结。

撰拟会议纪要时应注意的事项。

(3)议案、意见、函、合同

1)议案

议案是各级人民政府或法定的其他机构、组织人员依法向各级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项的公文。在实践中提请审议的事项均需具备重要性质,主要包括:提请审议制定或修改有关法律、法规或规章;提请审议设立或撤并机构或组织;提请审议重要的人事任免;提请审议有关方针政策;提请审议变动行政区划;提请审议批准签订国际条约等。

议案的特点是:第一,法定性。议案的提出和受理机关、内容范围、受理程序、提出和处理时限等在法律上均有严格规定,必须遵照执行;第二,单一性。议案的内容具有单一性,必须遵循“一事一案”的原则,不得将两件或两件以上的事项写进同一议案;第三,认定性。议案须经受理机关认定后方能成立,否则就不成为议案。

议案正文通常括包括提出议案的缘由(即立案理由)、议案事项和审议要求三部分。

撰写议案需要注意的事项。

2)意见    意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

“意见”可以用作上行文、下行文和平行文。作为上行文,应按请示性公文的程序和要求办理。所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得

一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报请上级机关决定。上级机关应当对下级机关报送的“意见”做出处理或给予答复。作为下行文,文中对贯彻执行有明确要求的,下级机关应遵照执行;无明确要求的,下级机关可参照执行。作为平行文,提出的意见供对方参考。

意见的正文一般由意见的正文一般由开头、主体、结尾三部分组成。

开头,概括性说明提出意见的缘由,目的、政策法律依据或者客观事实依据。通常以“现提出如下意见”一句转入主体部分。

主体,包括两部分内容,一是对相关情况和问题进行分析,作出判断,提出自己的明确认识;二是提出解决相关问题的意见建议。这两部分内容,可以分开写,形成判断性认识后,写解决问题的办法;也可以融合在一起写,将情况问题划分为几个具体问题,一个个具体问题逐一分析,逐一形成判断、提出解决问题的办法。意见基本上都以分条列项的方式表达,特别是解决问题的办法特别需要准确划分条项,分类集中陈述相关意见,以便于对方理解和执行。内容较多篇幅较长的意见,可以用序号或小标题形式对条项进行归类,以使公文结构更清晰。     

结尾,提出对意见的执行要求或者建议。

下行的意见可以在这里明确提出怎样执行自己的各种意见和要求,还可以提出在贯彻执行中遇到的困难和问题及时上报或结合本单位实际情况制定具体实施方案的要求。

平行的意见通常在这里明确自己意见的建议性质,或者提出与受文各方合作解决相关问题的具体建议。

上行的意见通常在这里提出请求上级机关批示转发的要求,如“以上意见如无不妥,请批转各地(单位)执行。”有的则要明确自己的意见“供参考”,或者请上级机关“批评指正”。需要注意的是,当上级机关将上行的意见批示转发给自己的下级机关执行时,往往将作为附件的意见中的这部分文字略去。

下行意见、平行意见、上行意见不同的的撰写要求。

3)函

函是商洽性文件的一种,用于平行或不相隶属机关之间相互商洽工作,询问和答复问题,向有关主管部门请求批准。函有多种。

发函的正文主要包括:行文的目的和原因,即为什么要提出协商讨论有关问题或提出请求批准的事项;需要询问、商议或批准的具体问题和事项,向对方介绍自己、介绍自己的意愿和方案,陈述有关理由、依据和背景材料;提出希望或要求,如“请复文”“请予批准”“望予合作”等。有时以“此致”“特此函告”等结尾词作结。向对方请求批准的发函的正文与请示的组成情况相近。

复函的正文主要包括:指明所针对的来函(标题、文号、时间等);答复询问,表明态度、立场和解决问题的办法,提出疑问,陈述有关理由、情况;提出希望要求,致谢。有时以“特此函复”等结尾词作结,答复对方请求批准事项的复函,其正文组成与批复相近。

撰拟函时应注意的事项。

4)合同(协议)合同是一种证明性文件,是由当事双方(或两方以上)为共同达到一定目的,明确相互责任、权利、利益关系而签订的书面契约。

合同主要由这样几个部分构成:标题、编号、当事各方的名称(包括简称)、正文、作者签署、用印、鉴证机关用印、签约日期、附件、其他(电话、银行帐号、联系人等)。

正文主要包括如下几方面内容:订约目的;标的(各方所共同要求实现的结果);各方的权利、利益、义务、责任;违约方面应负的责任及对其的制裁措施;文件有效执行期限;履约的地点及方式;文件份数与保管方法;对有关附件的说明(名称、效力);仲裁机关;不同文本的效力等。

撰写合同文件时,应注意遵循特有的要求。

(4)表格文件的设计与填制

1)表格文件的分类

 表格文件就是以线框与文字相结合方式记录信息的文件,它以线框表明字词的具体含义和组配关系,可以更加简明、直观、具体地表达信息。

根据不同的标准,可对表格文件进行多种划分。

2)表格文件的结构格式表格文件一般由标题(表名)、正表、说明组成。

3)表格设计

表格设计的内容包括:明确使用目的、要求与条件限制和具体处理方式;选择用纸,确定幅面规格;确定文件的图文区与白边区尺寸;确定文件数据构成;确定数据项目的名称;确定各项数据的位置与相互次序;确定各栏目的尺寸;选定字体字号,选定线条的型制;作出有关数据的定义或说明,形成填报说明书、术语表、计算公式等。表格设计规则是:实用、标准、通用、简便。

4)表格的填制方法

填写表格文件时应注意:按规定的项目和内容填写,不得随意增减项目;用语要高度精确,保证语意单一明确;字迹须工整、清晰。

4.教学重点

请示、工作报告、调查报告、总结报告;意见;函;会议纪要;表格文件。 

5.教学难点

理解陈述呈请性公文、会议公文,以及议案、意见、函、合同、表格文件的特点,能结合实际正确撰写具体公文,正确设计和填制表格公文。

6.建议思考题或者讨论题  

(1)撰写陈述呈请性公文、会议公文的一般规律是什么?

(2)怎样才能有效表现出函与合同的特点?

(3)议案和意见的特殊性表现在哪些方面,怎样写好用好意见?

(4)表格文件主要的适用范围是什么,怎样正确设计和填制表格? 

7.教学环节及时数安排

讲授4课时,习题讲评 2课时,例文讨论 1课时,病文分析 1 课时;习题(修改公文文稿;指出公文文稿中的错漏并简述理由;给素材撰拟公文文稿)。   

第六单元 公文处理(建议3课时)

1.本单元意义和作用

使培养对象熟悉公文处理程序过程,掌握公文处理的基本方法。

2.教学要求

(1)熟悉收文处理的一般过程,了解各工作环节的内容,掌握拟办、批办、承办、注办、公文摘编的方法与要求,会编制文摘、提要、综述。

(2)熟悉发文处理程序的一般过程,了解发文处理各工作环节的内容,掌握会商、核稿、签发、校对、用印、对外发出的方法与要求,会核稿。

(3)了解办毕公文处置活动的基本内容,掌握清退、销毁、立卷归档的范围及有关规范性要求。

3.教学内容

(1)公文处理基本原则

公文处理基本原则是对客观规律的正确反映,是衡量公文处理活动优劣的质量标准。 公文处理基本原则是:法制、实事求是、全面质量、时效、集中统一、党政分工、简化。

(2)收文处理程序与方法

1)收文处理的一般过程

收文处理是指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理活动。

收文处理的一般程序为:签收、外收文登记、启封、内收文登记、分办、摘编,拟办、承办、注办,组织传阅、催办、查办,处置办毕公文。上述具体的工作活动,依其性质的不同可分为收文办理与收文管理两大类活动。

2)收文办理活动方法要点

拟办:拟办实际上是一项辅助决策活动,目的在于为决策活动提供可供选择的方案。

拟办的范围。

做好拟办工作应注意的事项。

批办:批办是一项由法定责任者履行法定的事务处置权的决策性活动,它规定了对具体公文的处置方法、程序、具体承办责任、承办原则与要求等,对公文效用的实现具有决定性影响。我国各级行政机关的公文批办工作实行合理分工、分层负责的制度。

批办的范围。

批办公文时应注意的事项。承办:由于公文只有经过承办才能产生切实的效用,因此,它是公文办理中的中心环节。

承办公文的方式有多种。

承办公文是公务机关各级工作人员的重要职责,承办工作的依据。 承办公文时应注意的事项。

注办:注办的主要作用是备忘待查,为日后查考了解某一公文的承办过程、承办方式、承办结果提供依据。同时,这顶活动还有利于建立井然有序的承办工作秩序,避免重复和混乱。注办由承办人随手完成。

3)收文管理活动的方法要点

公文签收:签收是指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续之后,分别从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站,或者通过自备的通信设备收取公文。

公文登记:公文登记的形式主要有簿式、卡片式、联单式三种。

启封:公文在启封时必须注意遵循特定的规则。

分办:分办的实质是为公文确定运转方向,它是一项事关公文能否准确、迅速、有效地得到实质性办理的决定性的工作。

分办的主要依据。公文摘编:摘编指对重要公文在投入办理之前所做的加工,包括编写文摘或提要,编写综述,汇集有关数据资料等。摘编的目的主要在于为公文的办理提供便利,节省办理时间,使公文能更加快捷、有效地得到办理。

摘编的方法。

传阅的组织:正确组织公文传阅可使公文得到及时有效的运转处理,避免延误时机、空费时间和精力,从而实现并放大公文的效能。 为使组织传阅的活动能取得更好的效果,应注意遵循特定规则。

公文的催办:催办是指根据承办时限和有关要求对公文承办过程所实施的催促和检查活动。这项活动有利于加速公文的有效运转,防止失控,有助于避免公文的积压延误,对公文效用的迅速有效地实现具有推动作用。

催办有两种形式,一种是内催办,一种是外催办。

公文的查办:公文查办是指核查重要公文的执行情况,督促并协助承办单位全面、具体地落实公文精神,解决有关问题的活动。

查办工作的常用方式与催办方式基本相同,并往往结合并用几种具体方式。 

(3)发文处理程序与方法

1)发文处理的一般过程

发文处理是指机关内部为制发公文所进行的创制、处置与管理活动。

发文处理的一般程序为:拟稿、会签、核稿、签发,注发、缮印、用印或签署,分装、发出,处置办毕公文。这一程序具有很强的确定性与不可逆性。

2)发文办理活动的方法要点

文稿撰拟:撰拟公文文稿的过程或行为。

会商:会商的作用主要是维护公文的合法性、有效性,维护政令的统一一致。 

会商由发文机关主动组织,就有关问题协商完毕后,应请这些机关或部门的有关责任者签注会商意见。

核稿:从一定意义上说,核稿是拟稿工作的延续,而另一方面它又是终审定稿工作的一个组成部分。这项工作对控制公文数量与质量有着重要意义,同时,还可以节省各级领导者用于审阅批改公文的时间和精力。审核具有全面性,无论公文内容还是形式或程序都在核查之列。

签发:签发是对文稿的又一次全面核查,更是对公文质量与正式效用的最终确认。签发人在批注之前,必须对文稿做全面审核,及时纠正或弥补文稿中的错漏,确认无误后再行批注正式发出意见并签注姓名和日期。文稿经签发成为定稿后,其他人不经签发人同意,均不得再做任何修改,否则将负行政或法律责任。 

签发的种类。

签署:签署是指签发公文的领导人亲笔在正式发出和使用的公文正本落款处签注姓名的活动。

签署权的归属。

3)发文管理活动的方法要点

注发:注发需要根据领导意图(主要是签发意见)以及有关规定和有效表达公文内容的需要进行。

缮印的方式与程序:缮印即缮写、印刷的简称。缮写就是誉录抄写;印刷就是应用专门的印刷技术批量“复制”文字、图形或图像。它们均为制作书面公文的主要方式。校对的内容与方法:校对就是以定稿和格式设计要求为基准,对校样(反映印版全貌的纸样)或缮写誉录完毕的文件进行全面核对检查,以发现并纠正各种错漏,确保文件质量。

校对工作的主要内容。

校对方法:对校法、折校法、读校法。

公文用印:用印就是在文件上加盖印章,以表明印章所代表的国家机构或其他社会组织对文件承担法律责任,表明其对公文法律效力的认可。

用印时应注意遵循规定的原则。

公文分装的步骤与方法:分装是指按照规定具体拣配和封装公文的活动,其具体步骤一般包括:清点、拣配、登记、装封、捆包(袋)、转交外收发签收。

公文的对外发出:发出公文就是将已封装完毕的公文以多种方式传递给受文者。这项活动主要是机关外收发(通信部门)的职责。

公文除需直接专门投送给规定的收文机关之外,大多数情况下是通过间接传递通道转投。这些通道主要包括:普通邮寄、机要通信、机要交通、公文交换、电信等。

(4)办毕公文的处置

在收文处理和发文处理过程中都存在处置办理完毕的公文的活动。这些活动决定并实现了各类办毕公文(办毕的收文,本机关对外发文的文稿和存本等)的归宿:去、留、存、亡,对充分发挥包括现行效用和历史效用在内的公文的全部功能效用具有十分重要的影响。这些处置活动主要包括:清退、销毁、暂存、立卷归档。

1)清退:清退的范围。清退公文可按规定和要求成批定期进行,也可不定期甚至阅后随即清退。

2)销毁:销毁的范围。销毁公文的主要方式是:焚毁、重新制成纸浆、粉碎、清洗消磁(磁盘、磁鼓、磁带等)。

3)暂存:暂存公文应由文书部门或人员妥为保管。

暂存文件管理的基本方法。

4)立卷归档:凡是反映本机关工作活动的、具有查考利用价值的业已办理完毕的公文材料均在立卷范围之列。

案卷的质量要求是:遵循公文材料的形成规律和特点,保持公文之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。

立卷的基本的方法就是认真把握公文的特征,对公文进行科学有效的分类、组合、编目。

公文立卷归档的程序过程是:编制立卷类目、平时归卷、年终调整、拟写案卷题名、排列卷内公文次序并编号、填写卷内公文目录与备考表、填写封皮、装订、案卷排列与编目、归档。

4.教学重点

收文处理程序与方法,发文处理程序与方法。

5.教学难点

了解和理解完整的公文处理程序,结合实际正确处理公文。

建议思考题或者讨论题

(1)公文处理的基本原则是什么,为什么要遵行这些原则? 

(2)收文处理的基本程序是怎样的,怎样才能做好拟办、批办、承办工作?

(3)公文摘编的基本内容与方法有哪些?

(4)做好传阅工作应注意什么?

(5)催办、查办的作用与基本方法是什么?

(6)发文处理的基本程序是怎样的,怎样才能做好会商、核稿和签发工

作?

(7)公文校对和用印应注意什么?

(8)公文对外传递的主要通道有哪些?

(9)处置办毕公文的活动有哪些,清退和销毁公文应注意什么? 

7.教学环节及时数安排

讲授 1课时,模拟实验 2课时。

第七单元 专题讲座(建议8课时,穿插安排在第四第五单元中)

1.本单元的意义和作用

使培养对象掌握公文写作的基本原理、基本要求和通用的方法技巧。

教学要求

(1)了解公文写作的基本要求,了解行文规则的基本内容,了解文稿书写规范的内容,并能结合实际运用。

(2)了解公文写作的程序,掌握公文写作的一般方法。

(3)了解公文语言运用的一般规律,能正确运用语言,使公文制发者的意图能够简明顺畅地表之于外,达及他人。

(4)了解并能结合实际遵从公文管理制度。

3.教学内容

第一专题  公文写作基本要求

公文是一种特殊的文章,写作过程中除了要遵行一般的写作通则之外,还需要遵循一些特殊的规律,公文写作基本要求就是对这些规律的反映。

第一,合“法”。即要求公文的内容与形式以及公文形成的程序过程务必合乎国家法律、法令、方针政策,合乎上级指示和规定,与本机关其他现行有效文件保持一致。《党政机关公文处理工作条例》第十九条第(一)项明确规定,公文起草应当符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接。这就把公文写作的“合法”问题提到了头等重要的位置。依法理事,依法处理公务是现代管理的特点,也是正确处理公务的客观需求。要使公文真正具备“法定”的执行效用,使其受到“法”的有力保障,公文自身首先必须“合法”,因为法律从来不单方面保护什么,自身违法违制的公文不但无效,相反还会受到“法”的制裁。

第二,求实。即要求公文的内容能从实际情况出发,有切实的客观针对性,有利于解决实际问题;要忠实地反映情况和问题,不作任何夸大、缩小和虚构;各种判断要合乎实际,杜绝主观臆想、臆断;各种解决问题的方法措施应切实可行,具有可操作性。《党政机关公文处理工作条例》第十九条第(二)项明确规定,公文起草应当一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

第三,合体。合体,包括文体正确、语言运用得体两个方面。文体正确,就是要使表达合乎公文这种特定式样的文章的特殊要求,如,直接表意,不渲染、不用曲笔;只表达与待解决实际事务和问题有直接应用价值的事与理;不虚构不夸张,追求从本质到细节的全面真实;使用通用性强的符号系统表意;兼用议论、说明、叙述三种基本表达方式;慎用修辞格;不简单排斥有较强规律性的程式化表达手法和式样等。语言运用得体,就是要求公文中的语言必须合乎作者在特定社会关系中的地位,合乎公文所处的社会语言环境的需要。

第四,简明。即要求尽量用最简洁的文字,顺畅而有条理地明确表达充实丰富的内容,做到言简意赅。简明是简要与明确两个方面的统一,二者缺一不可。繁琐冗长必须避免,简而不明同样也要不得。在实际写作过程中,真正做到简与明兼备并非易事。除了有赖于撰稿人思想作风、工作作风端正,不出于种种不正当目的和考虑,故意或潜意识地讲套话、假活、废话、多余的重复话、“鬼话”之外,还需要撰稿人能对公文所涉及的事物有较深刻的认识.当然,更需要其掌握公文知识,有较强的语言表达能力,掌握熟练地驾驭语言简明表意的技巧。“简”而“明”的公文会给作者、受文者双双带来便利,提高双方的工作效率,使公文

能在有效的时间限度内,充分地发挥有利的作用。在社会生活节奏越来越快的现代社会,这一点尤其显得重要。第五,严谨。即要求公文的结构必须严密有序,用语务必周密确切不生歧义,没有漏洞。使公文的正文结构严密有序,就是要掌握谋篇布局的方法与艺术,保证思路清晰严密、理序顺畅、条理分明、数据完整、层次清晰。只有如此,才能使受文者完整清晰地了解公文内容。公文对人们的影响是针对行为的,影响本身是完全直接的,因此,公文内容给受文者带来的认识必须是精确的,不管任何人读后所获得的都应当是一致的,这就需要公文本身一定要“滴水不漏”,保证含意的唯一、确定。在写作过程中,用词不当、语序不妥、语法错误、滥用辞格、限定修饰对象不明、逻辑混乱,甚至标点符号不正确,都会引起歧义。因此,必须保持高度警惕,避免其出现。

第六,准确。即要求从对公文制发意图与依据的反映到每项具体内容的表达,从文种的选择到概念的使用,以至于每个符号的书写印刷均必须准确无误,不允许有任何欠缺、失当或失真。公文对人们行为影响的直接性、强制性,以及它特殊的“物”(客观事物)──“意”(有关领导对事物的认识)──“意”(撰稿人的认识)──“言”(运用语言表达认识,形诸文字)的形成过程所带来的一系列特点,使准确无误成为公文质量标准中的重要指标。这一方面是由于公文的形成过程易出现“不确”;更主要的则在于这种“不确”一旦形成,将很难改变,在强制力的放大之下,点滴微小的错漏都会筑成巨大的错误。

第七,规范。即要求公文格式、语言表达、符号使用均应符合有关规定,符合语法规则与逻辑规则,不允许“标新立异”。规范是公文的一大特点,也是公文的生命。要使公文能在最大程度、最大范围内实现有效沟通,不讲规范性,不坚持规范性是不可能的。只有规范才可以扫清沟通中障碍,才可以使公文的写作、阅读、传递、处理更快捷、更有效。

第八。完整。即要求公文结构完整,不遗漏任何必备的内容,以保证公文能完整有效地消除受文者对特定问题认识上的不确定性,减少沟通次数,提高沟通效率。制发公文的目的是要对有关方面的行为产生预计的影响,但如果公文中所表达的意思不完整,不能给对方以完整的认识,那么,对对方行为的影响也将是残缺的,甚至是无效的。

第九,清晰。即要求各种文稿文本上的字迹要清楚,字体要标准、工整,避免因字迹不清、模糊混乱而造成错漏。公文是需要通过人们的阅读来最终实现其效用的,因此,无论以何种方式制作,必须保证清晰可辨,可准确阅知。公文对人们行为的强制性影响,使任何微小的误读、错读都可能产生极其有害的后果。为此,撰写公文时,必须具有高度的责任感,保证准确规范,不放过哪怕是十分微小的错漏。

第十,耐久。即要求公文的制成材料(书面公文主要包括纸张和字迹材料)应持久耐用,以保证公文的有效物质存在,使其既能充分发挥现行的执行效用,又能在转化为档案后,作为历史记录发挥更长远的历史效用。公文用纸一般使用纸张定量为 60 g/m2~80 g/m2 的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度 80%~90%,横向耐折度≥15 次,不透明度≥85%,pH 值为 7.5~9.5。公文的历史效用能否得到完全的实现,首先取决于它能否有长久有效的物质存在。因此,在形成公文的过程中就应当注意使公文制成材料具备耐久性。 

第二专题  行文规则

行文规则是关于正确有效传递文件的规定,也是撰拟公文的指导依据。严格按照行文规则行文,对于党政机关、社会团体、企事业单位维护正确的领导和管理体制,避免行文混乱,加速公文的运转和处理,提高机关工作质量和效率,具有十分重要的作用。

行文规则的主要内容包括:行文应当确有必要,注重效用;根据机关间的工作关系准确行文;严格按照职权范围行文;选择适宜的行文方式,一般不越级行文;正确选择主送、抄送机关;明确发文权限,不越权行文;坚持“党政文件分开”;联合行文时,作者应为“同级”;行文前需就有关问题协商一致;严格控制文件数量,简化行文手续。

遵从行文规则需要准确把握行文方式。我国党政机关的行文方式主要有:逐级行文、多级行文、越级行文、直接行文四种。逐级行文是指机关之间依组织结构的层次逐级上报或者逐级下达文件的方式。这是最常用的行文方式。多级行文指机关之间依组织结构的层次,同时将公文上报或者下达到若干层级机关的行文方式。多级行文需要具备一定条件。越级行文指越过直接上下级机关直接向更高或者更低级别层次的机关行文。频繁越级行文不利于维护组织体系的有效性,降低管理效能,因此必须具备规定的条件方可采用。直接行文指不受级别层次的约束直接送达相关机关。不相隶属的机关之间可以直接行文。

第三专题  文稿书写规范

文稿书写规范主要涉及:文稿用纸要求;图文区的规定;稿纸的使用;书写格式要求;字体与各种计量单位的使用;标点符号使用;外文字母书写;公文中的数字表示;序号表示;标注格式设计、排版、印刷注意事项的要求;文稿的修改;页码的标注;注释的处理;公式的处理;文中的表格的编排。

第四专题  公文写作的一般步骤

公文写作由写作前的准备、文稿撰拟、文稿完善等三个阶段组成。

(1)公文写作前的准备

1)明确行文目的和要求。

行文目的与要求是确定公文主旨、收集材料以及选择文种的重要依据,因此,在公文写作之前,必须首先予以明确。

2)确立公文主题。

公文的主题是指公文所要表达的主要问题和作者的主张。由于任何公文的行文目的从根本上说都是为反映一定问题,依据一定主张解决一定问题的,能否实现行文目的有赖于对主题鲜明、正确的表现。因此,主题就成为公文的中心,处于支配地位。内容的安排、材料的选取、语言的遣用都必须服从主旨表现的需要。

公文不仅要有主题,而且要求主旨必须做到正确、集中、深刻、鲜明、新颖。

3)选定公文文种。

文种是公文中的一个不可缺少的组成部分,它可以概括表明公文的性质和用途,同时也决定着公文的内容、结构、语言运用。因此,在撰写公文之前,必须正确地选定文种。

4)占有材料。

所谓材料,就是指撰稿人根据行文目的需要,从各个方面中搜集、摄取的一系列事实现象或理论依据。材料在公文写作中占有重要地位。材料是确立主题的基础;同时又是在公文中表现主题的支柱,一部分主要旨在反映客观实际情况的公文,它的绝大部分以至于全部内容都是由经过系统整理的材料构成的。

材料对于公文写作来说是不可缺少的,因此,在写作前必须充分收集整理。

需要注意的问题包括:掌握材料的来源,确保材料丰沛;要对材料进行辨别筛选选取其中可供使用的部分。要去伪存真、去粗取精。

5)确定具体表达方式。

即根据公文的性质、受文对象的实际状况、表现主题的需要确定:在公文中应主要采用哪种表达方式;以何种语气和神态去表达;在词语选择和语句的组织中主要注意什么;可采用的修辞手法有哪些;有哪些写作技法可以加以利用等。 

(2)文稿撰拟

1)安排好结构。一是确定总体的构成;二是确定正文的具体构成,解决好各组成部分的编排次序,安排各层次、段落间的衔接与转换,处理好开头和结尾。 

2)拟出写作提纲。根据公文篇幅长短、结构繁简、内容多寡的不同,提纲可粗可细。粗的可以只描述总体轮廓,拟出公文标题确定总的组成部分构成并排列次序;细的则还应将如下一些部分也包括其中,如:怎样划分段落;怎样过渡;怎样照应;怎样开头和结尾;在哪里使用哪些具体材料;哪些地方需详尽些,哪些地方应概略些;行文目的和行文要求以及公文主旨应在哪里点明或再次强调等。如果文中还需要有小标题,应将其同时拟制完成。

3)正式撰拟文稿。提纲完成之后,就可以按其所规定的内容和次序,草创文稿。文稿须在统一规格式样的发文稿纸上形成,首先应将发文稿纸首页上的有关内容填注清楚(如标题、主办单位、拟稿人姓名、主送机关、抄送机关、保密等级、紧急程度等),然后,落笔拟写正文。

(3)文稿完善

主要由文稿的修改、审核、签发定稿 3个具体步骤构成。

公文文稿的修改,就是在对文稿作全面核查的基础上,纠正和弥补错误,并进一步充实内容,调整结构,对语言文字作深入的锤炼加工,提高表达效果。公文文稿的修改,往往是一种集体行为。不仅仅撰稿人要参加,而且与之有关的部门负责人、机关领导以及其他工作人员,甚至下属单位的有关人员都要参与其间。而且公文越重要,涉及面越宽,参加修改的人员成分越具多样性,人数也越多。集体修改的具体形式,一种是由大家依次分别提出书面修改意见;一种是集体讨论,共同对文稿作全面核查,找出错漏,加以修订弥补。在对重要公文的修改实践中,这两种形式往往是交替使用的。

文稿的审核简称核稿,是指文稿在送交机关负责人最后核准签发之前,由部门负责人或经验丰富、水平较高的秘书人员对文稿专门进行的全面审核检查工作。从一定意义上说,它是修改工作的延续;而从另外的意义上,它又是终审定稿活动的一个组成部分。审核具有全面性,无论内容还是形式都在核查之列。其中:是否需要行文,文种使用、公文内容、文字表达、格式式等是否符合国家法律、法规、方针政策等,将成为核查的重点。在审核中发现的问题,通常分别采用提出原则性修改意见后退撰稿人或其他有关工作人员具体修改;提出具体修改意见后退撰稿人或其他工作人员具体修改;直接对文稿作全面系统的具体修改等方式加以修正。

签发是指由机关的领导人或被授以专门权限的部门负责人在对经审核后的文稿作出终审核准之后,批注正式定稿和发出意见并签注姓名及日期的活动。除一些法规、规章和其他规范性及重要的领导指导性公文须在交由有关正式会议通过,再由负责人签署即可生效外,其他公文的文稿,一经履行签发手续后,即为定稿,即有正式公文的效用。签发实际上是对文稿的又一次全面核查,也是对公文质量和正式效用的最终确认。在正式批注和签署之前,签发人须对文稿作出全面审核,并交由撰稿人和其他工作人员对核查出的错漏做认真的纠正和弥补,确认一切无误后再批注正式发出意见和签注姓名及日期。经签发已成定稿后,其他人不经签发人同意,均不得对文稿再作任何修改,否则将负行政或法律责任。

第五专题  公文的语言特点

公文语言的主要特点是:庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范。  

(1)庄重是指语言端庄,格调郑重严肃。所以如此,主要是由于维护公文自身权威性、有效性的需要。因为只有庄重的语言才有助于声明作者的严正立场和严肃态度,从而使公文对受文者的行为产生必要的强制性的影响。

(2)准确是指在表情达意时,语言真实确切,无虚假无错漏,褒贬得当,语意明确界限清楚,符合实际,真切表达欲表达的内容。这一特点,是由公文对人类社会活动所具备的直接应用价值和强制性影响所决定的。公文对各级各类机关,对各级工作人员的行为有着直接和强制性的影响,如果语言表达不确,哪怕是微小的失实都会带来各种工作行为的失误或失败。

(3)朴实是指语言平直自然、是非清楚、明白晓畅、恰如其分、通俗易懂;无浮华夸饰,无渲染,无形象描绘,无矫揉造作;忌堆砌华丽词藻,忌滥用辞格,讲求于平淡之中见神奇。这一特点,与公文直接形成并对解决具体事务具有直接应用价值的性质有密切关联,淳朴无华的语言更有利于直接而鲜明地表意,迅速而有效地产生影响。

(4)精练是指语言简明扼要,精当不繁,去浮辞,忌冗长空泛,同时,又不苟简,即服从行文目的和表现主题的需要,当详则详,当略则略。这一特点,是公文所特有的欲方便、快捷地强制性影响受文者行为的应用目的所需要和所决定的。简而明的语言更宜于给充分理解和实现作者意图带来便利,省时、省力而又更可靠,更有效。

(5)谨是指语言含义确切、文句严谨、细致周密、分寸得当,忌模糊含混、语意多歧。这一特点也与公文欲有效强制性影响人们行为的应用目的有关。因为,含混模糊的语言会造成歧义或歧解,会使公文作者影响他人行为的意图部分甚至全面落空。

(6)规范是指各级语言单位的构成及组合不仅应符合现代汉语(少数民族地区使用的本民族文字的公文则为民族语言)的语法规则和一般的逻辑规则,而且应合乎公务活动所提出的特殊规范性要求。这一特点,既决定于公文语言是现代汉语言的支脉,又决定于公文的应用领域与服务对象的特殊性质。遵从一般的语言法则可扩大信息沟通的范围与效果,从而保证并扩展了公文的效用;合乎特殊规范性要求,则可以使公文具有与公务活动特点相适应的表达方法、表达形式和风格,从而使公文更有利更有效。

公文语言的上述特点,具体体现在词语、语句诸方面以及表达、修辞、构词组句等语言运用实际活动中。

第六专题  公文词语的选择 

词语是语言的基本构成单位,公文就是由这些基本单位组合而成的。因此,要写出好公文,需要精准把握其词语特点,精准选择词语。

公文词语方面的特点主要是:

(1)大部为规范化的书面词语,排斥使用一般的口语词、方言词、土俗俚语,禁绝使用生造的词语等;

(2)词语需有确切的含义,除非不可避免或特殊需要,一般不使用含义不确的词语;

(3)以双音节词为主,单音节词和多音节词比

一般文章的使用频率稍高;

(4)有一部分词形确定、含义精确特定的公文专用词语;

(5)介宾词组、联合词组、“的”字词组的使用频率较高;

公文写作过程中在选择词语时应注意:认真辨析词语的确切含义,使词语的意义符合客观实际;注意分辨词语的感情色彩,以正确表达作者的立场观点;注意词语声音和语调对语义的影响,以提高表达效果;注意词语间的正确搭配,遵循语言法则;注意公文具体使用场合对词语风格的要求,维护公文的严肃性及强制执行性;注意针对公文具体收受对象的特点选词,以“有的放矢”便于理解和执行;注意根据公文中所涉及的人和事物的特殊性质选词,以获得更加鲜明直接的表达效果;注意根据上下文的需要选词,以维护公文的完整有效性;注意根据文种的不同特点选词,以保证语言得体而有力;注意词语的规范性,以提高公文

沟通的效果,扩展沟通的范围。

第七专题  公文中特殊事物和概念的表达要求

在对公文中所涉及的事物和概念进行表达的过程中,除了必须遵循一般的语法规则、逻辑规则之外,还必须遵循一些特殊要求。其中特别需要注意:时间的表达;空间的表达;职务、姓名的表达;数量的表达;范围的表达;程度的表达;语气、神态的表达。

(1)公文写作中时间概念的表达应特别注意:准确选择表示时间的词语。

在公文中,实词(如名词)或词组(联合词组、偏正词组、介词词组等)都可用来表示时间。选词时应注意其词义是否确切。公文中的时间概念大都是精确的,除了不必或不允许(如出于保密的需要等)精确表达的之外,必须用有确切语义的词语表达。日期要标明完整的年、月、日,特殊情况下还需标出更确切的时、分等;要尽量避免使用“今年”“明天”“本月”“上月”等需借助其他时间概念才能准确理解其含义的时间代词;要禁绝使用“上月以前”“去年之后”等一类不易划定界限的词语。年份一律使用公历年份的全称。如 1985 年即不能略为85年。如需用有关历史年号时,要先标出公历年份,再注历史年号并加圆括号,如1912 年(民国元年)。

(2)在表达空间概念时应注意:1)表示地方的专用名词中,城市、地区、县,乡等名称第一次出现在文中时,如属于国外的应冠以国别,属于国内的应冠以所属省、自治区、直辖市的名称;2)所有国名、地名均应使用国家公布的标准名称(包括标准译名),一般不使用别称,国内地名不用简称;3)除出于特殊需要(如保密等)或表达对象在文中无重要和必要意义时之外,公文中的空间概念大都需精确表达;4)慎重使用表示处所的代词(这里、那里等),以防止误解或费解。

(3)在表达中职务、姓名时应注意:1)各种职务、姓名应用全称;2)当一个人物担负多种职务时,只列出与文件内容有关的;3)列出一个人物的两个或两个以上职务时,国内的应按先党内后党外,由大至小排序,国外的应尊重对方习惯或双方的需要;4)国外人士的姓名、职务应以新华社公布的标准译名为准,如无标准译名应注意在所有有关文件中使用同一译名,译名之后一般应用圆括号注明其外文名称;5)若干人物的姓名需同时并列出现在文件中时,应按一定标准排序。如职务高低。姓氏笔划数量、姓氏字母的规定顺序、与事情相关的程度、归属(属何国、何单位)等均可构成排序的标准。

(4)在表达各种数量概念时应注意:

1)除在特殊情况下(如无必要或不具备条件)使用约数、概数外,公文中的数目概念应用确数(0至无穷数的基数,整数前加“第”字的序数、以数学用语“几分之几”和“百分之几”表示的分数、整数后加“倍”字的倍数)表示;

2)表示增加时用倍数或分数,表示减少时则只用分数而不用倍数。如,可以说“增加了二倍而不能说“一减少了二倍”;

3)在“增加、提高、增长、上升、扩大”或“减少、降低、缩小“等词语后面有“到、至、为”等字样的句式,与后面带“了”或不带“了”字的句式相比,其语义的差别很大,在使用时务必不要错用;

4)若需用“以上”、“以下”等词表示数字分界时,为使界限的划分清晰准确,应以各种方式注明本数是否包含在内;

5)注意数词“两”的使用。“两”不能作序数,也不能用以表示没有零头的多位数(如,不将“十二”说成“十两”而有零头的“二万五千里长征”却可改称“两万五千里长征”);

6)名量词中的度量衡单位必须使用国家法定计量单位和国家

公布的中文名称。如文中必须出现历史上使用的、外国使用的或地方性的单位(如石、斗、英寸、磅、普特)时应折算成国家法定计量单位并加以说明;

7)使用复合量词(如人次、秒立方米等)时,如词语是不常使用的,应加注简要的说明;

8)表示数量时一般应使用阿拉伯数字,特殊情况下用汉字。同一文件中同类数量的表示方法应前后一致。

(5)在公文中对范围的表达是通过词语实现的。表示全部或部分的词语,分别为一些副词、数量词以及名量词的重叠形式。如“所有、一切、全部、凡、凡是、每一个、任何一个、总共、完全、统统、没有一个……不、人人、个个”等就可用于表示全部。而“有些、若干、有的、一些、部分、大部分、绝大部分、小部分、少数、多数、大多数、绝大多数、几乎全部、一半、接近半数、百分之几”等则用于表示部分。

在使用上述词语时应注意:

1)当事物是被全面肯定或否定时,才能用表示全部的词语,稍有保留或无法最终确定时只能用表示部分的词语;

2)公文中表示部分时,常要求精确,此时应使用词义精确的词语,如百分比等;

3)不能在一个语句中同时出现表示全部或部分的词语。如:“全体职工大部分都参加了劳动竞赛。”

    前后句子中出现的表示范围的词语不能自相矛盾。如:“凡现在生产岗位上的工人同志,不少是在解放初厂里情况十分艰难的情况下进厂的。”

(6)公文中表达程度的关键是选用各种副词、代词等词语。“很、极、太、最、更、更加、极其、非常、其、尤其、十分、过于、越发、特别、略微、稍微、比较、颇、多、多么、何等、大致”等副词,“这么、怎么、这样、如何、如此”等代词都可以表示程度,可在被说明对象的前、后和中间起各种修饰、限制、补充的作用,以表示这些对象所达到或所应达到的水平、限度。选用这些词语时应注意与客观状况、客观需要相符合。不同词语在表程度时常有细微的差别,这种差别常给公文带来“质”的变化,特别在反映政策规定方面,这种细微之别常关系政策界限是否清晰,有效。为此,切不可避轻就重,也不可避重就轻,务求恰

到好处。有人常犯在公文中滥用程度高的词语的毛病,动辄就用“极其、万分 、非常”等以示强调,其实反而令人感到平淡无奇。当然,在一些礼貌用语中,用一些表面看来有点“言过其实”的词是语言习惯所允许的,如“十分感谢”“万分荣幸“等。它们确实可表示一种强调,于准确表意无碍。在公文中常需对肯定或否定的程度加以表述,这时务求得体,即注意把握分寸。公文中作这种表达时,大都是直言式的,不含糊其辞,不绕圈子,不搞旁敲侧击。当然这并不排除在特殊场合(如在平行文、上行文中商洽、探询有关问题时)对自已方面的意见以委婉一些的提法说出,这时,应注意留一定的余地,特别是自己所作的肯定或否定仅仅是针对一些只具有可能性的事物时更应如此。

第八专题  公文修辞

公文修辞在其所追求的效果方面,重准确鲜明、质朴平匀、精练顺达,反对含糊暖昧、繁冗堆砌、轻浮造作,重内在美而不只求形式美;在修辞手法方面,以消极修辞手法为主,以积极修辞手法为辅,重在选词炼句及章法方面下功夫,审慎使用修辞格。

消极修辞在公文中有更积极的意义,消极修辞所达到的效果才是公文所真正需要的,而积极修辞则不是公文修辞的主要手法,因为它所达到的结果并不是公文最需要的,因此公文中更主要地是依靠遣词与炼句和讲究章法来提高语言表达效果的,修辞格的运用在公文写作实践中受到一定的限制,处于辅助地位。

由于有些修辞格在公文中有妨害直接表意、易生歧义、平添文字符号数量等缺陷,所以夸张、双关、比拟、象征、婉曲、含蓄、幽默、讽刺等修辞格在公文中是不使用的,比较常用的只有引用、比喻、借代、排比、反复、对比、换算等数种。

第九专题  公文专用词语

由于表意和表现特殊色彩的需要,公文中有一些出现频率较高的词语。这些词语词形确定,词义精确特定,用途稳定专门,并为从事公文工作的人们所熟悉,它们就是公文专用词语。正确地使用公文专用词语可使写者顺手,读者便当,保证表意精当得体,理解精确周严,可提高制发和处理公文的质量与效率。

依照具体用途的不同,公文专用词语可被划分成多种,其中比较常见的有:称谓词语、领叙词语、追叙词语、补叙词、承转词语、祈请词语、商洽词语、受事词语、感盼词语、令知词语、告诫词语、见解词语、判定词语、时态词语、目的词语、报送词语、颁行词语、核查词语、结尾词语等。

(1)称谓词语,就是在公文中表示称谓关系的词语。在社会主义制度下,人与人、机关与机关间的关系是一种新型关系,相互之间都需要互相尊重。因此,表示这种关系的词语也有很大变化。无论上级下级还是平级,都可以平等精神直呼个人为“××同志”,或直呼职务,直称机关的全称或规范化的简称。旧文书中那一套反映只对上恭敬,对平级谦敬,对下级对人民群众生硬甚至蔑视或鄙视的称谓词语被全部废除了,只保留了一部分有助于简明清晰表达文件内容的指代称谓词(如本、贵、该等)和部分带敬意的涉外称谓词。

(2)领叙词语,指引导文件直接叙述根据、事实或主张的词语。领叙词语的功用主要在于使语言表达直截了当,开门见山,简要明确。使用频率较高的领叙词语主要有:根据、据、遵照、依照、按照、本着、接、顷接、前接、近接、现接、奉、顷奉、查、鉴于、欣悉、惊悉、谨悉、电悉、……已悉、……收悉、……均悉、为了……特、 ……现……如下等等。接在领叙词语后面的大都为法律、法令、理论、政策以及有关文件的内容或对有关基本事实的叙述。

(3)追叙词语,指引出被追叙事实时所使用的词语。追叙词主要用于引出有关事件办理过程的叙述和说明。追叙词语主要有:经、业经、前经、即经、复经、并经、迭经等。

(4)补叙词语,指补充叙述文件主要问题之外的其他内容时所使用的开端词。公文一般以一文一事为原则,但在个别特殊情况下,作者将主要问题交代完毕后,尚需对个别与主要问题不直接相关的问题加以说明,使补充叙述的内容能引起读者注意就需作附加补叙词语的技术处理。补充词语主要有:“另:……”“再:……”等。

(5)承转词语,指承接上文转入下文的关联词语。承转词大都用于使公文从对事实的介绍述说转为对作者主张的阐发或概括。正确使用承转词语有利于文字的简洁,可为文件的有效阅读提供便利。常用的承转词语有:为此、据此、故此、综上所述、总而言之、有鉴于此、由此可见等。

(6)祈请词语,指向受文者表示请求或希望的敬辞。祈请词语可将作者的要求和愿望以有礼貌的方式表达出来,除法规文件外,大多数公文都可以使用这类词语。常见的祈请词语主要有:请、敬请、谨请、恳请、务请、烦、希、敬希、希望、望、尚望等。

(7)商洽词语,指有礼貌地征求对方意见和反映时所使用的带探询语气的

词语语。公文中的商洽词语不是客套语,只能用于确需对方提意见的情况下。 商洽词语主要有:妥否、当否、是否可行、是否得当、能否、可否、意见如何、有何意见等。

(8)受事词语,指因得到有关方面的支持、鼓励、照顾、帮助、谅解、援助等,需要向对方表示感激承受而使用的词语。受事词语只用于平行文和涉外文件中,在上行文和下行文中不应使用。受事词主要有:蒙、承、承蒙、多蒙、荷、是荷、为荷等。

(9)感盼词语,指向对方表示感谢,希望对方尽快满足某方面愿望时使用的表示感激或盼望之情的词语。感盼词语是一种尊重对方,语气和缓的礼貌用语,使用时必须做到有感而发,有盼而作,不能滥用。 感盼词语主要有:深表谢意、谨致谢忱、谢谢、以……为感、以……为盼、……是盼、渴盼、切盼等。其中“以……为感”只用于平行文。

(10)令知词语,指表示命令语气的词语。令知词语主要用于命令、指示等一部分下行文中。 令知词语主要有:着、着令、着即、特命、勒令、责令、责成、务须、切勿、严禁、不得、毋庸等。

(11)告诫词语,指表示叮咛告谓和训诫以唤起受文者关注重视的词语。告诫词语也只能用于一部分下行文。常用的告诫词主要有:切切、毋违、不得有误、毋谓言之不预、以……为要、以……为宜等。

(12)见解词语,指用于表示对事物的认识、态度、主张的词语。

常用的见解词语主要有:应、理应、确应、应予、应将、应以、均应、本应、似应、准予、特予、不予、照准、碍难照准(同意)、拟于、订于、同意、拟同意、不拟同意、缓议、毋庸再议、我们认为、以为、可行、不可行、宜……等等。 

(13)判定词语,指表示裁断的词语。

常见的判定词语主要有:是、系、显系、确系、以……论、为(wei)等等。 

(14)时态词语,指表示时间状态或时间方面要求的词语。

比较有特色的时态词语有:兹、现、顷、嗣后、暂时、片刻、曾经、正在、就、将要、行将、立即、即、即将、即行、时常、永远、一向、一直、届时、届此、值此、定期、如期、按期、先期、愈期、展期、亟、亟待、俟、已、着〔zhe〕、方等等。

(15)目的词语,指直接交代或强调行文目的的词语。目的词语有多种多样,

即使是同一文种,由于具体的行文目的有别,所使用的目的词语也有较大差异。 

常见的目的词语主要有:特予公告、特此公告、特此布告周知、此布、特予通告、此令、特此批复、此复、特此通报、以资鼓励、以示训诫、以利……、以便、特此通知、特此报告、特此函告、特此函复、特颁布施行、特备案存查、立此存照等等。

(16)报送词语,指用于表示文件或有关资料物品上报过程、方式或要求的词语。

常见的报送词语有:呈请、呈报、呈送、报送、呈交、报请、申报、申请、报批、提请、送达、迳报、层报、呈上、附上等等。

(17)颁行词语,指表达公文颁发、执行方式、过程或要求的词语。

常用的颁行词语有:颁布、颁发、发布、公布、下达、批转、转发、颁行、施行、履行、执行、遵照执行、认真执行、认真遵行、切实执行、认真贯彻执行、切实贯彻、认真办理、研究执行、参照执行、参考执行、参酌执行、暂缓执行、暂行、试行、酌情执行等等。

(18)核查词语,指表达审核、督查方式、过程或结果的词语。

常用的核查词语主要有:审核、审定、审议、核定、核准、核拨、核销、核发、查验、追查、查照、查对、查询、查复、查收、备查等。

(19)结尾词语,指置于文件正文之后表示正文结束的词语。结尾词语的主要功用是防止有人在正文中添加字句伪造文件,同时给阅文者以正文已结束的明确认识。在旧文书中按例大多数文种均有一个惯用的结尾词语,它们甚至没有很明确的词义,只起标志正文结束的作用。在今天的公文中,一部分文种也有一个相对固定的结尾词语作为正文结束的标识。所不同的是,这些词语大多有明确而实在的含义,其自身还有表示行文目的、行文要求(包括执行要求)或表示感激、盼望,表示训诫等方面的作用,标志正文结束的作用大都是兼而为之。故此,结尾词语有时就同时兼为目的词、感盼词或告诫词、颁行词。

第十专题  公文简化

简化是指在功能不变的前提下,以各类科学手段针对过于繁杂的事物化繁为简的过程。在公文处理工作中最有价值、最有生命的事物是功能强而又简单方便的事物。鉴于目前在公文处理工作中比较普遍地存在多样化泛滥的弊端,也就使旨在同多样化泛滥作斗争的公文简化成为客观的必需。

公文简化决不是任意地在对公文处理工作领域中的事物实施简单化的处理,不是为简化而简化,它有特定的目的(优化有关事物,提高公文处理的质量与效率),需要遵行特定的规则:第一,简化必须真正在总体上带来方便和效益。人们不需要为简化而简化,否则一定会因此带来更多的无意义的复杂化,带来更多的麻烦;第二,简化必须是合理的。简化意味着事物表现形态类型数量的减少,意味着取消、压缩、合并、替代,但简化决不意味着它可以消灭事物的多样性发展。恰恰相反,它要消灭的只是有害的、超过实际需要的多样性,要保护的是有益的能使事物得到优化的多样性。因此,简化也是有限度的,不能过度;第三,

必须正确把握简化的时机。简化当然是在事物多样化的规模已超过必要限度,出现多样性泛滥之后才能进行,否则会阻碍事物正常发展,使更具生命力的事物不能产生从而保护了落后的低功能的事物。但同样简化也不宜在事物多样性泛滥已极其严重的情况下进行,因为此时简化的阻力太大,付出的代价太高。

公文简化过程由这样几个步骤组成:

(1)发现并确定简化的对象。应根据调查研究和有关方面的反映,寻找其多样化发展超过实际需要的繁杂事物,并将其列为简化的对象。

(2)说明有关的具体事实。首先将一个比较复杂的事物总体分解为若干个局部,然后用文字说明或流程图等对各个局部及其相互关系进行精细的描述,以准确认识事物原貌,把握有关的联系。

(3)认真观察分析事物。对构成事物的每一个局部,每一个具有相对独立性的部分(环节、步骤、任务、岗位、方式、方法、要素、式样、规格、品种、手续、线路等等)细节逐一进行详尽而准确的分析,不断地提出并回答这样四个问题:1)它能否被取消?只要它是多余的,无用的,功能已被 其他事物完全包含的,也就是没有存在必要的就一律坚决取消;2)它能否与其他部分合并?只要它不真正具备独立存在的理由,只要它与其他部分归并为一后能以一当十或者同样有效就坚决合并;3)它能否被更简便有效的事物替代?如果答案是肯定的,就用新事物(或部分)去替代,这样就可以使它足够容易,更有生命力;4)它能否被压缩一些?如果它既不能被取消,又不宜于被合并和替代,就再分析一下它能否被减少一部分甚至是很小的一部分,使它真正没有无用的累赘。

(4)创制新方案。在观察分析的基础上最终确认取消什么,谁同谁合并,用什么替代什么,压缩哪一部分哪一点,制订出具体的实施方案,使事物更完善,更有优越之处。 

(5)实验论证。以实验方法验证实际效果,为完善方案确立客观依据。

(6)修改完善方案。根据实验论证的结果检查方案的可行性,直到简化后的事物确实比原来优化为止。

(7)试行。在一定时间和空间范围内试验推行新方案。同时对工作人员实施培训,向其介绍新程序,新方法。

(8)投入应用。试行取得有效成果后,经主管领导批准正式应用新方案。

公文种类、公文表达方式、公文运转程序过程、公文的语言表达等都存在简化的对象,都有进行简化的必要。 公文简化示例:公文语言表达的简化。目前在我们的多数公文中都有继续简化语言表达的潜力,常用简化方法有: 

取消——大胆割爱,取消文中一切与主题无关的材料;坚持一文一事,取消与实现制发公文目的无干的一切内容;充分利用定向表述的优势,舍去撰稿人与阅文者双方已共同了解的内容;坚持直接表意的语体风格;忌曲笔、忌渲染、忌夸张、忌场景描写、忌虚构事实、忌追求词句的浮华;忌用反语、拟人、夸张、双关、象征等修辞格;惜墨如金,舍却一切浮辞,一切无实质内容的套话、废话、多余的重复话、假话、空话、模棱两可语义含混的鬼话;简单同义反复的话要坚决去除。

压缩——坚持开门见山压缩开头;坚持言止意尽精化或干脆舍弃结尾;使过渡简洁,能用标号(序码等)过渡的不用关联词语,能用关联词语的不用过渡句,能用过渡句的不用过渡段;积极而正确地采用缩略语,规范地使用简称,妥贴地使用数概(如“四化”、“三废”等);规范地使用省略句;正确使用以郑重、简洁为特色的公文专用词语。

替代——利用公文自身的一系列特点,尽量以标记代文句;以概述代详述;以图表代文字叙述;以附件代精细的正文;以合理的引用代议论分析;以词形固定、词义精确单一的术语代自然语言中的多义词与词义不确定的词语;以标准化、样板化、模式化文稿代随机撰拟例行性内容基本固定的文稿,如人事任免、拨款、函谢、证书等。

合并——正确将词性一致,结构相近的词或词组归并为联合词组;将同类内容集中分条列项叙述;合并内容、功用完全相同的若干文稿为一份通用文稿。

第十一专题  公文中避免歧义的一般方法

歧义是指语句有两歧或多歧意义,可同时形成两种或多种解释的一种语言现象。在公文中,歧义是一种非常有害的语病,它将使作者与受文者对文件内容无法建立一致的理解,无法实现沟通目的。因此,必须避免歧义的出现。

 歧义的出现是有规律的。

1)选词不当,造成对概念的歧解,引起歧义。与歧义出现有关的选词不当,主要表现为滥用方言词、口语词和土俗俚语,使用不规范的简称,误用褒贬词语等;

2)语序不当,造成被限定说明的对象不明,引起歧义;

3)语句中个别词的词性不明,也会产生歧义;

4)忽略对含义不确定的词或词组的限定修饰,引起歧义;

5)滥用省略,造成语句成份残缺,引起歧义;

6)多义词、多义词组造成语句中有关成份间的语法关系不明,引起歧义;

7)错用数量词,产生逻辑错误,引起歧义;

8)忽略语音同语义之间的可能影响,产生“语音性”歧义;

9)错用标点符号,改变了词语间的关系,引起歧义;

10)滥用修辞格,破坏文体风格的统一,引起歧义。

消除歧义的主要途径是语言变换;禁止滥用省略;在语句中增加必要的限定修饰成分;禁用夸张、拟人、反语、双关等修辞格;语调一般不附加语义,必须附加时用标点符号作为辅助表达方式,保证语句含义单一明确;以上下文提供尽可能充分的语言环境。

第十二专题  公文管理制度

公文用印制度、公文发布制度、公文翻印复制制度、公文汇编制度、公文存放保管制度、公文借阅制度、公文撤销与废止制度、公文销毁制度等的原理与基本内容。

 

4.教学重点

公文写作基本要求;行文规则;公文撰写步骤;公文中特殊事物和概念的表达要求;公文修辞特点;

5.教学难点

理解公文写作的原理和一般规律性,在写作实践中结合实际正确遵从。

6.建议思考题或者讨论题

(1)公文写作应遵循哪些基本要求,为什么?

(2)行文规则的基本内容是什么,遵行这一规则的重要性何在?

(3)公文写作的程序过程是怎样的,为什么需要履行这个程序过程?

(4)公文语言有哪些特点,怎样才能正确运用语言?

(5)怎样理解公文的修辞特点?

(6)公文为什么需要简化,怎样简化公文?

(7)公文专用词语是否有存在的必要性,怎样掌握这些词语,正确运用这些词语?

(8)怎样认识公文的歧义问题,怎样克服和避免歧义?

(9)与公文写作与处理相关的公文管理制度有哪些,怎样理解和遵从这些制度规则?

7.教学环节及时数安排

讲授 6 课时(包括病文病句分析),课堂讨论 2 课时,习题(给情境材料判断是否符合行文规则,给素材拟写公文标题,修改公文标题,指出公文文稿中的错漏并简述理由,修改病句,修改公文文稿,填写公文专用词语,判断命题的正误)。

第八单元 案例讨论4学时)

三、课程考核方式:

(一)考核方式

本课程的考核方式为:课堂闭卷(若干客观性试题和公文撰写或修改题)。

(二)考试计分

本课程考试记分采用结构计分方式,总成绩=平时作业分数+期末考试分数+课堂考勤分数+讨论参与分数。

(三)结业方式

本课程结业方式为考试,考试记分成绩合格者准予结业。

四、课程教师组简介

序号

姓名

职称

学位

所在学科

分工

备注

1

陈晓军

讲师

硕士

文学艺术

主讲

 

2

周仕慧

副教授

博士

文学艺术

辅讲

 

五、课程组负责人:陈晓军

六、教学大纲审核人:朱宏斌